Votre projet associatif prend forme et il est maintenant temps de franchir une étape clé : la domiciliation de votre association. Ce processus permet de fixer son siège social, un élément indispensable pour recevoir vos courriers officiels et être reconnu par les administrations.
Quatre options s’offrent à vous : domicilier l’association au domicile d’un membre, dans un local municipal, dans vos propres locaux, ou via une société de domiciliation. Chaque choix présente des avantages spécifiques, mais aussi des exigences particulières. Comment choisir la meilleure solution ? Cet article vous guide à travers les démarches administratives et vous explique comment domicilier votre association dans le respect des règles.
La plupart des associations sont des structures régies par la loi du 1ᵉʳ juillet 1901. Elles permettent à ses membres de se regrouper autour d’une activité ou de connaissances communes. Cet objectif commun peut être de nature humanitaire, culturelle, sportive, ou sanitaire.
Domicilier une association consiste à définir une adresse administrative qui devient le siège social de la structure. Cette adresse sera inscrite dans les statuts de l’association et doit être déclarée auprès du greffe des associations ou de la préfecture compétente.
La domiciliation est une obligation légale qui permet à l’association de recevoir ses courriers officiels tels que ceux provenant des impôts, de la préfecture, ou de la banque. C’est donc un point de contact fixe pour toutes les questions administratives et juridiques.
Le siège social d’une association ne correspond pas forcément au lieu où elle exerce ses activités. Cependant, il s’agit d’une adresse de référence pour toutes ses correspondances.
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Le choix de l’adresse de domiciliation est décidé par les membres fondateurs ou les dirigeants de l’association lors de l’assemblée constitutive. Cette adresse est ensuite inscrite dans les statuts de l’association.
Les mentions minimales requises pour désigner un siège social sont le nom de ville et son code postal. Si l’association souhaite changer son siège social, cela doit être approuvé en assemblée générale et faire l’objet d’une modification des statuts (si ces derniers ne correspondent plus).
Il est fréquent pour les petites associations de domicilier leur siège social au domicile du président. C’est l’option la plus économique !
Si vous vivez dans une maison individuelle, aucune autorisation spécifique n’est requise.
Cependant, si vous habitez en copropriété, il est crucial de vérifier que le règlement de copropriété ou le bail autorise cette démarche. Par ailleurs, l’activité de l’association ne doit pas perturber le voisinage (nuisances sonores, occupation irrégulière, etc.). Si vous êtes locataire, vous n’aurez pas besoin de demander l’autorisation au propriétaire.
Bon à savoir
Si l’association est domiciliée chez l’un de ses membres, elle devra également s’acquitter de la taxe d’habitation liée à cette domiciliation. Les associations ne sont pas exonérées de cette taxe. Elles sont tenues de la payer pour tout local meublé à usage d’habitation.
De nombreuses communes et collectivités offrent la possibilité de domicilier des associations dans des locaux municipaux, tels que des centres sociaux, des maisons des associations, ou même directement à la mairie.
Pour bénéficier de cette domiciliation, l’association doit soumettre une demande officielle, qui sera ensuite examinée par le conseil municipal. Celui-ci délibérera pour statuer sur l’octroi de la domiciliation. En cas de validation, le maire définira les modalités d’utilisation du local, incluant les horaires, le coût et les conditions d’accès.
La mise à disposition du local peut être gratuite ou payante, en fonction des décisions prises par le conseil municipal.
Opter pour une société de domiciliation présente plusieurs avantages. En premier lieu, cela permet aux membres de l’association de ne pas utiliser leur adresse personnelle comme siège social, préservant ainsi leur vie privée. De plus, ces sociétés offrent des services pratiques comme la gestion du courrier (réception, numérisation, réexpédition), ce qui peut être utile pour une association ayant peu de ressources ou un local temporaire.
Certaines associations choisissent également cette solution pour bénéficier d’une adresse prestigieuse dans une grande ville comme Paris, ce qui peut améliorer leur image auprès de leurs partenaires ou pour faciliter la demande de subventions.
Si l’association dispose de ses propres locaux, elle peut y établir son siège social. Cela peut être un local acheté ou loué spécifiquement pour les besoins de l’association. Dans ce cas, un contrat de location doit être signé, et l’association prend en charge le loyer, les charges et les frais annexes (électricité, entretien, etc.).
La domiciliation d’une association ne peut pas être effectuée dans une boîte postale. L’adresse du siège social doit être un lieu physique réel, où les courriers peuvent être reçus et où l’association est localisée de manière administrative.
Le coût de la domiciliation dépend du choix de l’adresse. Si l’association est domiciliée au domicile du président ou d’un autre membre, cette solution est généralement gratuite.
Si l’association opte pour une société de domiciliation ou loue un local, il faudra prévoir un budget pour le loyer, les charges ainsi que les prestations supplémentaires comme la gestion du courrier. Le coût moyen des services de domiciliation commerciale est compris entre 10 et 50 euros par mois, en fonction du niveau de services inclus.
Assemblée générale extraordinaire : Le changement de siège social doit être validé par une décision collective des membres de l’association. Cette décision est généralement prise lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE), à moins que les statuts prévoient que l’assemblée générale ordinaire puisse également en décider. Cette décision doit être consignée dans un procès-verbal qui sera signé par les responsables.
Modification des statuts : Si l’adresse de l’association est mentionnée dans les statuts, il est obligatoire de les mettre à jour suite à un transfert de siège. Pour simplifier les démarches, il est recommandé de mentionner uniquement la commune et le code postal dans les statuts, sans inclure l’adresse précise. Cela permet d’éviter la modification des statuts en cas de simple changement d’adresse au sein de la même commune.
Déclaration auprès de la préfecture : Une fois la décision prise, le changement d’adresse doit être déclaré auprès du greffe des associations ou de la préfecture compétente. Un formulaire de modification doit être rempli et transmis avec les nouveaux statuts modifiés.
Mise à jour des documents officiels : L’adresse doit être mise à jour sur tous les documents administratifs, le site internet de l’association et les supports de communication.
Le lieu de domiciliation peut parfois conditionner l’éligibilité aux subventions publiques. Certaines collectivités locales imposent des restrictions en fonction du siège social. Par exemple, une commune peut exiger qu’une association soit domiciliée sur son territoire pour bénéficier de financements ou de soutiens logistiques.
En fonction des projets, certaines associations choisissent de domicilier leur siège dans des zones où les aides financières ou matérielles sont plus accessibles. Cela peut être une stratégie à envisager pour optimiser les financements et la pérennité de l’association.
Il est crucial de s’assurer que la domiciliation est correcte et bien maintenue à jour. En cas de mauvaise domiciliation (par exemple, une adresse obsolète), l’association risque de ne pas recevoir de courriers importants tels que des convocations judiciaires, des mises en demeure ou des notifications fiscales, ce qui pourrait entraîner des sanctions ou des amendes.
De plus, ne pas déclarer le changement de siège social dans les trois mois suivant la décision de l’assemblée générale peut exposer l’association à des risques juridiques, comme la nullité des décisions prises en son absence. Les membres ou créanciers pourraient aussi avoir des recours contre l’association si elle est introuvable.
La domiciliation d’une association est une obligation légale indispensable pour sa création et son fonctionnement administratif. Il existe plusieurs solutions pour établir le siège social d’une association, que ce soit au domicile d’un membre, dans un local communal ou par le biais d’une société de domiciliation. Le choix de l’adresse dépendra des besoins de l’association, de ses ressources financières et des services nécessaires à son fonctionnement.
Qu’il s’agisse de la création ou du transfert de siège social, cette décision doit être soigneusement réfléchie et prise en conformité avec les règles légales en vigueur.
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