L’administration impose à toutes les entreprises de conserver leurs archives pendant une durée légale (de 1 à 30 ans). La durée varie en fonction des documents et leur nature. Cependant, rien n’empêche les entreprises de conserver leurs documents pour davantage de temps. Dans cet article, nous vous donnons toutes les informations relatives à cette obligation d’archivage.
La nature des documents
Les documents peuvent être classés selon plusieurs natures :
- Les documents civils et commerciaux
- Les pièces comptables
- Les documents fiscaux
- Les documents sociaux
- La gestion du personnel
Ci-dessous, un lien qui retranscrit en détails les types de documents à conserver et leur durée minimale de conservation. Vous pouvez également retrouver ces informations sur: https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029
Pourquoi conserver ses documents ?
L’archivage des documents répond principalement à deux situations: les contrôles de l’administration et les litiges.
En cas de contrôle de l’administration publique, l’entreprise doit pouvoir justifier son activité à travers l’ensemble de ses documents, quelle qu’en soit la nature.
Aussi, en cas de litige avec un autre commerçant, l’entreprise peut se servir de sa comptabilité comme preuve. A contrario, si l’entreprise ne dispose d’aucun justificatif à l’appui de ses propos, ces derniers ne pourront être pris en compte dans le règlement du litige.
Où les conserver ?
Toutes les entreprises n’ont pas l’espace suffisant pour stocker leurs archives. Et avec le temps, les papiers s’accumulent vite, très vite.
Des solutions existent, parmi elles : Leader Box
Leader Box est une entreprise sur Toulouse qui propose aux entreprises d’externaliser leurs archives. Concrètement, Leader Box propose aux entreprises de gérer le déménagement des archives, de les stocker dans un box de stockage aménagé, confère une sécurité optimale pour garantir la confidentialité des documents… De nombreux avantages que vous retrouverez plus en détails sur leur site internet !
