L’administration impose à toutes les entreprises de conserver leurs archives pendant une durée légale (de 1 à 30 ans). La durée varie en fonction des documents et leur nature. Cependant, rien n’empêche les entreprises de conserver leurs documents pour davantage de temps. Dans cet article, nous vous donnons toutes les informations relatives à cette obligation d’archivage.

archives

La nature des documents

Les documents peuvent être classés selon plusieurs natures :

  • Les documents civils et commerciaux
  • Les pièces comptables
  • Les documents fiscaux
  • Les documents sociaux
  • La gestion du personnel

Ci-dessous, nous vous avons retranscrit en détails les types de documents à conserver et leur durée minimale de conservation. Vous pouvez également retrouver ces informations sur: https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Les documents civils et commerciauxDurée
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis aux consommateurs2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros)10 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Document bancaire5 ans
Document de transport de marchandise5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat5 ans à partir de la fin du mandat
Les pièces comptablesDurée
Livre et registre comptable10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative (bon de commande, livraison…)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Les documents fiscauxDurée
Impôt sur le revenu et les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux et bénéfices agricoles en régime réel6 ans
Impôt sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée6 ans
Impôts directs locaux6 ans
Cotisation foncière des entreprises et CVAE6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires6 ans
Les documents sociauxDurée
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association5 ans à partir de la perte de la personnalité morale
Compte annuel10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de l’entreprise5 ans
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes3 derniers exercices
La gestion du personnelDurée
Bulletin de paie5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes tout compte, régimes de retraite…5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Pourquoi conserver ses documents ?

L’archivage des documents répond principalement à deux situations: les contrôles de l’administration et les litiges.

En cas de contrôle de l’administration publique, l’entreprise doit pouvoir justifier son activité à travers l’ensemble de ses documents, quelle qu’en soit la nature.

Aussi, en cas de litige avec un autre commerçant, l’entreprise peut se servir de sa comptabilité comme preuve. A contrario, si l’entreprise ne dispose d’aucun justificatif à l’appui de ses propos, ces derniers ne pourront être pris en compte dans le règlement du litige.

Où les conserver ?

Toutes les entreprises n’ont pas l’espace suffisant pour stocker leurs archives. Et avec le temps, les papiers s’accumulent vite, très vite.

Des solutions existent, parmi elles : Leader Box

Leader Box est une entreprise sur Toulouse qui propose aux entreprises d’externaliser leurs archives. Concrètement, Leader Box propose aux entreprises de gérer le déménagement des archives, de les stocker dans un box de stockage aménagé, confère une sécurité optimale pour garantir la confidentialité des documents… De nombreux avantages que vous retrouverez plus en détails sur leur site internet !

 

Aller sur le site de Leader Box !

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