Stockage d'archives en entreprise

Comment stocker et conserver ses documents importants ?

Leader Box vous propose des boxes de stockage à louer pour stocker vos papiers, dossiers et archives physiques en toute sécurité, dans le respect des normes d’archivage. Faites de la place dans vos locaux.

Boxes de 1 à 45 m2, dès 19,50 € / mois

Combien de temps conserver ses archives ?

La durée de conservation dépend du type de documents que vous souhaitez stocker, de leur nature et des obligations légales en vigueur.

Documents comptables : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Contrats commerciaux : 5 ans
Documents fiscaux : 3 ans (mais 6 ans en cas de contrôle fiscal)
Dossiers du personnel : 5 ans après le départ du salarié
Documents juridiques (statuts, PV d’AG, etc.) : durée de vie de l’entreprise + 5 ans

Il est important de consulter les réglementations spécifiques à votre secteur d’activité pour éviter toute erreur.

Avantages

Le box de stockage : lieu idéal pour stocker vos archives

Avec 5 centres de stockage à Toulouse, Leader Box a mis en place de nombreuses mesures pour garantir l’intégrité de vos archives tout en facilitant votre accès à celles-ci. Que vous ayez un besoin ponctuel ou à long terme, nos offres sans engagement ont été conçues pour répondre à tous vos besoins.

Sécurité

Centres de stockage équipés de caméras de surveillance et de détecteurs incendie et anti-intrusion, assurant ainsi une protection optimale de vos archives. La sécurité de vos documents est notre priorité.

Flexibilité

Boxes de 1 à 45 m², sans engagement de durée, à aménager comme vous le souhaitez. Installez-y des rayonnages fixes ou mobiles, des étagères ajustables, ou des armoires.

Liberté d’accès

Accès aux documents 7j/7, de 6h00 à 22h00, pour consulter ou récupérer vos archives commerciales, comptables ou administratives.

Les différents types d'archives

Les archives courantes :
Ce sont des documents utilisés régulièrement dans le cadre des activités quotidiennes d'une organisation. Elles doivent être facilement accessibles et stockées à proximité des utilisateurs pour une consultation rapide et efficace.
Les archives intermédiaires (ou semi-vivantes) :
Elles regroupent des documents qui ne sont plus de réelle utilité au quotidien mais qui doivent être conservés à titre de référence ou comme preuve juridique, administrative ou comptable. Leur accès est moins fréquent, mais elles peuvent être consultées en cas de besoin. Elles sont souvent stockées dans un espace dédié aux archives, distinct des bureaux opérationnels.
Les archives définitives (ou historiques) :
Elles n'ont plus d’utilité administrative immédiate, mais elles sont conservées en raison de leur valeur historique, patrimoniale ou légale. Elles témoignent de l’histoire d’une institution, d’une entreprise ou d’une collectivité et peuvent être consultées à des fins de recherche ou de préservation du patrimoine.

Besoin de conseils ?

Vous avez une question ? Entrez en contact avec nos agents et obtenez toutes les informations dont vous avez besoin pour commencer l’archivage de vos papiers.

Pourquoi utiliser un local d'archives ?

Un local d’archives permet de conserver et protéger les documents importants contre la perte, l’usure et les dommages. Il assure également une meilleure organisation, évite l’encombrement des bureaux et garantit la sécurité des informations sensibles en limitant l’accès aux personnes autorisées. De plus, il permet de respecter les obligations légales en matière de conservation des documents.

Pour préserver vos archives dans le temps, veillez à ce que leur lieu de stockage soit protégé des variations excessives de température, et à l’abri de la lumière naturelle.

Comment préparer ses documents pour l'archivage ?

Des gestes simples vous aideront à organiser votre local d’archives le plus efficacement possible :

Trier : éliminer les documents obsolètes selon les durées légales.
Classer : organiser par catégorie (comptabilité, RH, juridique…).
Étiqueter : indiquer clairement le contenu et la date de conservation.
Référencer : créer un index ou un inventaire pour une vue d’ensemble et un accès rapide.

Comment aménager un box pour le stockage d'archives ?

L’organisation d’un local d’archives est essentielle pour garantir une gestion efficace des documents, faciliter leur consultation et assurer leur conservation sur le long terme. Un box de stockage bien aménagé permet de gagner de la place tout en assurant une solution de stockage sécurisée et conforme aux besoins des particuliers et des professionnels.

1. Choisir un aménagement adapté

Installez des étagères métalliques solides (rayonnages), des armoires à battants ou des meubles classeurs pour une organisation efficace.
Laissez un espace de circulation pour accéder aisément aux documents.

2. Adopter un système de classement

Classement chronologique : idéal pour les factures et documents datés.
Classement alphabétique ou thématique : pratique pour les dossiers clients ou administratifs.
Étiquetage clair : chaque boîte doit être identifiée avec son contenu et sa date.

3. Préserver et sécuriser les documents

Utilisez des boîtes d’archives renforcées pour protéger les documents du temps.
Évitez l’humidité en optant pour un box ventilé.
Privilégiez un box sécurisé avec contrôle d’accès et protection contre les risques (incendie, vol).

4. Faciliter la gestion des archives

Maintenez un inventaire précis pour localiser rapidement un document.
Placez les documents les plus consultés à portée de main et les moins utilisés au fond du box.
Associez un archivage numérique à votre stockage physique pour une double sauvegarde des documents.

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